I viaggi d'affari

Il viaggio professionale fa parte, al giorno d'oggi, degli strumenti indispensabili per le vostre attività commerciali. Preparare le vostre trasferte in anticipo, vi permette di limitare certi rischi, ottimizzare i costi e assicurare il corretto svolgimento dei vostri incarichi.

Le astuzie seguenti vi permettono di considerare gli aspetti più importanti del vostro viaggio:

Preparate in anticipo la vostra partenza

Il viaggio

  • Modalità di trasporto: prenotatelo il più presto possibile, per evitare sovra costi; inoltre, alcune destinazioni non sono servite in modo regolare Non esitate a sottoscrivere una polizza annullamento.
  • Hotel: prenotatelo il più rapidamente possibile, è possibile che in occasioni importanti gli hotel siano rapidamente completi; non correte alcun rischio visto che le cancellazioni sono spesso gratuite. Verificate se la posizione è appropriata rispetto al vostro appuntamento.
  • Visti e passaporti: informatevi nell'ambasciata del Paese di destinazione sulle modalità di ottenimento del visto di affari per evitare le difficoltà che potrebbero compromettere il vostro viaggio.

La cultura e i costumi

  • Giorni festivi e vacanze scolastiche: evitare i periodi di festa o le feste religiose importanti per evitare di dover far fronte all'assenza di molti dei vostri interlocutori o a una debole attività economica.
  • Abitudini culturali: cibo, usi del vestiario, cultura del dono, ecc.. Fate prova di discrezione e rispettate le abitudini dei vostri interlocutori in modo tale da entrare in sintonia.

Le pratiche commerciali

  • Tecniche di trattativa: ogni Paese risponde a codici particolari in termini di business pratico. Assicuratevi di conoscerli prima di recarvi a un appuntamento.
  • Documenti commerciali: brochure, cataloghi listini prezzi, biglietti da visita e chiavette usb, ecc.- Portate con voi tutta la documentazione necessaria ad aumentare l'impatto delle vostre prestazioni.
  • Attualità commerciale nella regione: è possibile che altri eventi abbiano luogo contemporaneamente nella regione del Paese visitato. Non tralasciate le opportunità.

Salute e sicurezza

  • Salute: siate certi che la vostra mutua vi copra in caso di problema di salute all'estero. Aggiornate i vostri vaccini e prendete in genere tutte le misure necessarie per viaggiare in sicurezza.
  • Sicurezza: informate il vostro consolato in loco in merito ai vostri spostamenti e lasciate un numero di contatto di una persona vicina da contattare in caso di emergenza. Seguite l'allerta viaggiatori del Ministero degli Affari Esteri per conoscere i luoghi da evitare durante il vostro soggiorno.

Ottimizzate la vostra presenza sul posto

Una volta sul posto, la maggior parte del tempo è dedicata ai diversi appuntamenti. Confermate i vostri appuntamenti o avvertite in caso di ritardo. Imparate a non essere rigidi e a limitare il numero di appuntamenti al giorno. È meglio prevedere qualche giorno in più per gestire al meglio il proprio tempo e lavorare ogni contatto in modo rigoroso.

Stabilite un seguito

Il seguito è forse la tappa più importante dell'incarico. Consiste, infatti, nel concretizzare e assicurare i diversi contatti stabiliti all'estero. Sin dal vostro ritorno, ringraziate sistematicamente e personalmente i vostri contatti e inviate loro la documentazione richiesta o le informazioni promesse. Mantenete il contatto con i clienti potenziali incontrati: un contatto che non viene riattivato nella settimana che segue il viaggio è considerato come un contatto perso. Questa perdita rappresenta un fallimento commerciale e una perdita economica.

Andare oltre

Ministero degli Affari Esteri

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