Preparare un salone
La partecipazione alle manifestazioni commerciali è uno degli strumenti di comunicazione internazionale più diffuso, soprattutto se si vogliono approcciare nuovi mercati. È l'occasione per presentare l'offerta della vostra impresa a un gran numero di clienti potenziali e stabilire un primo contatto con gli stessi. I suggerimenti che seguono vi possono permettere di ottimizzare la vostra partecipazione.
Organizzare la visita di una fiera
Prima di prevedere di partecipare ad una Fiera, recatevi come visitatore.
Questa visita vi permetterà di scegliere la Fiera più pertinente ai vostri prodotti, reperire dei luoghi strategici (posizione dello stand, pubblico mirato) e di farvi un'idea generale prima di parteciparvi come espositore. Informatevi sulle innovazioni in termini di prodotti, i supporti di comunicazione più pertinenti associati all'evento e stabilite dei primi contatti con gli organizzatori.
La partecipazione ad una fiera
Prima di qualsiasi iter, l'impresa deve redigere un planning per gestire al meglio il tempo a disposizione. Occorre sapere che la preparazione rappresenta la tappa decisiva: è infatti in questo momento che si gioca il successo o il fallimento dell'esposizione.
 |
Affitto dello stand: più sarà prenotato in anticipo,
più l'impresa beneficerà di una posizione strategica. Scegliete i prodotti che volete presentare secondo il pubblico |
| Prima organizzazione: prenotate l'hotel per il personale e pensate all'allestimento che volete per il vostro stand. | |
| Subappaltate la progettazione dello stand e preparate il materiale da esporre | |
| Avviate la vostra politica di comunicazione per l'evento: nel Paese di destinazione, per attirare i vostri potenziali clienti, ma anche nel vostro Paese d'origine, per mettere in evidenza il vostro dinamismo. Riflettete sul tipo di animazione dello stand che vorrete realizzare in loco. | |
| Create e formate il team che sarà presente all'evento:
selezionate i vostri dipendenti che vi accompagnano durante la
fiera e comunicate loro la posta in gioco dell'evento. Organizzate la logistica: verifica del materiale e prenotazione del mezzo del trasporto Comunicazione: preparate la documentazione necessaria e comprate lo spazio pubblicitario nel catalogo degli espositori. |
|
| Preparazione del viaggio: prenotate i biglietti aerei, verificate i passaporti (richiesta visto se necessario), preparate gli inviti | |
| Fate una richiesta di assicurazione fiera o prospezione?? (which is the original meaning of this word?) | |
| Richiedete il carnet ATA (documenti doganali per la spedizione di campioni gratuiti) Verificate i prodotti, Controllate la sicurezza?? Spedite i vostri prodotti, Organizzate la partenza del personale. Allestite lo stand Invio degli inviti |
Il suo costo
L'organizzazione di una fiera è un'operazione costosa che occorre considerare come un investimento.
Quali tipi di spese prevedere?
- Le spese di esposizione: noleggio dello stand, iscrizione nel catalogo degli espositori, spese di iscrizione, ecc.
- Le spese di allestimento: mobilio e decorazione, illuminazione, montaggio e smontaggio, ecc.
- Le spese di comunicazione: creazione dell'aspetto grafico dell'invito, invio degli inviti, creazione di brochure e targhette, campioni gratuiti e altro materiale promozionale, ricevimenti, ecc.
- Le spese legate ai prodotti: imballaggio, trasporto, assicurazione, ecc.
- Le spese del personale: trasporto, alloggio, vitto, interpreti, ecc.
Come finanziarle?
- Assicurazione prospezione(?): che garantisce contro un fallimento parziale o totale delle manifestazioni commerciali.
- Raggruppamento di imprese: potete unirvi ad altre imprese del vostro settore per condividere uno stand collettivo e ripartire le spese di organizzazione.
- Recupero dell'IVA: potete recuperare le spese legate alla fiera e sostenute all'estero.
Date un "follow up"
Una volta conclusa l'esposizione, stabilite un bilancio di partecipazione alla fiera.
Il "follow up" ad una fiera è strategico. Consiste, nella settimana che segue l'evento stesso, dell'invio della documentazione ai visitatori e ringraziarli del loro passaggio allo stand.
Un buon seguito permette di intraprendere delle trattative con nuovi clienti e arricchire il vostro dossier di potenziali clienti stranieri.